Wij maken je kantoor werkbaar beter! PS: Ook op maandagmorgen 😉

7 tips voor een kostenbesparende en productieve spaceplanning van je kantoor

In deze blog:

Open kantoren, hybride werken en videoconferenties zijn essentiële onderdelen geworden van een moderne kantooromgeving. De manier waarop een kantoor wordt ingedeeld is des te belangrijker geworden. Een efficiënte kantoorinrichting en spaceplanning zorgt ervoor dat medewerkers productief en tevreden zijn, het verbetert ook hun welzijn, zowel fysiek als mentaal. De beschikbare ruimte moet voldoen aan de huidige markttrends en moet vooral toekomstbestendig zijn. Maar wat maakt een kantoor ‘modern’ en waarop moet je letten bij de spaceplanning?

1. Neem je eigen kantoor onder de loep

Een eerste stap richting de meest ideale spaceplanning voor je kantoor is de behoefteanalyse.

• Hoeveel medewerkers heb je op vandaag?
• Hoe zie je de toekomst qua personeelsgroei?
• Welk soort werk voeren ze uit?
• Wat zijn de gewenste samenwerkingsniveaus?
• Waar werken de mensen geconcentreerd en waar werken ze samen?
• Wie moét samenwerken en wie niet?
• In welke omstandigheden werken de mensen het liefst?
• Laat de beschikbare ruimte toe om individueel werk te doen?
• Zijn privégesprekken mogelijk?
• …

Maak samen met je collega’s/medewerkers deze behoefteanalyse op. Een nieuwe werkomgeving die klaar is voor de toekomst, zet je samen met je mensen op punt. De betrokkenheid van iedereen is heel belangrijk. Het doel is immers om een ideale werkplek te creëren waar mensen graag werken en tijd doorbrengen.

2. Open kantoor

Het open kantoor: een zegen of een vloek? Of beter gezegd, van vloek náár zegen. Het succes van een open kantoor hangt af van hoe goed het is ingedeeld en welke afspraken er gelden tussen de collega’s.
Een open landschapskantoor biedt veel voordelen:

• Lagere kosten
• Betere communicatie en samenwerking tussen collega’s
• Efficiënt gebruik van de ruimte
• Open sfeer

Om te slagen in het doel van een open kantoor is het belangrijk om ook voldoende mogelijkheden te voorzien waar rustig en zonder afleiding gewerkt kan worden. Stilteruimtes bieden hier de oplossing. Hierin kan gebeld, vergaderd en gewerkt worden zonder gestoord te worden en zonder zelf de andere collega’s te storen. Een onvervangbare noodzaak in de moderne en flexibele kantooromgeving van vandaag.

Door voldoende kantoorpods van verschillende groottes aan te bieden, kan je het open kantoor transformeren van een lawaaierige omgeving naar een rustig kantoor waar het aangenaam werken is en de productiviteit gegarandeerd blijft. Als de spaceplanning van het open kantoor echter niet goed in elkaar zit, kan dit het tegenovergestelde effect hebben door afleiding te veroorzaken waardoor communicatie en productiviteit afnemen.

Framery pods zijn de ideale aanvulling voor ieder open kantoor. Dankzij deze pods blijft de concentratie en de productiviteit op peil en kan ieder (telefoon)gesprek in focus en privacy doorgaan. Framery phonebooths en pods kenmerken zich aan superieure geluidsisolatie waardoor ze vlak naast de werkplekken geplaatst kunnen worden. Hierdoor is de beschikbaarheid in één oogopslag bekend en worden de pods veel meer gebruikt dan wanneer ze verderaf geplaatst worden.

2.1 Activity Based Working als fundament van je spaceplanning

Een functionele werkplek bestaat het best uit verschillende werkzones, afgestemd op het soort werk dat wordt uitgevoerd. Het kantoor kan worden ingedeeld in 4 verschillende zones.

Hoofdzones:

Focus: voor 100% concentratie op de taak en individueel werk
Samenwerking: voor taken die in teamverband moeten gedaan worden, ad-hoc meetings, overleg, ..

Sub-zones:

Play: informele ruimte voor het uitwisselen van ideeën, creatieve brainstorms
Recharge: Vaak een ruimte met verschillende doelen: eetruimte, plaats om even te pauzeren, plaats om samen te komen met de collega’s na het werk, … 

Spaceplanning kantoor - Activity Based Working - Loff maatkantoren Waregem

Geluidsdichte pods horen thuis in elk van deze zones, om er o.a. voor te zorgen dat privé (telefoon)gesprekken steevast in alle privacy en focus kunnen doorgaan. Wil je meer weten over de verschillende werkzones en hoe je ze moet indelen? Vraag hier jouw “pod placement guide” aan.

2.2 Flexibele werkplekken

Flexibele werkplekken zijn werkplekken die door iedereen binnen het bedrijf gebruikt kunnen worden. Dit zorgt ervoor dat medewerkers meer keuzevrijheid hebben om te kiezen waar ze willen werken in functie van hun taak. Dit verhoogt de werktevredenheid, productiviteit en de creativiteit, alsook de flexibiliteit van de ruimte.

Wist je dat een Framery Q of een Framery 2Q perfect kan ingezet worden als individuele concentratieplek? Dankzij de superieure ventilatie, de aanpasbare verlichting en het ergonomisch meubilair is het perfect mogelijk om een aantal uur in de pod te werken. Volledig vrij van prikkels. Pure focus.

3. Vergaderruimtes

Heb je al eens geteld hoeveel mensen aanwezig zijn in de meeste meetings? Uit onderzoek blijkt dat 80% van de vergaderingen maximaal 4 deelnemers telt. En dat terwijl vergaderzalen vaak veel groter zijn. We zien ook vaak dat grote vergaderruimtes gebruikt worden door één iemand, die in focus wil werken, weg van het landschapskantoor. Onnodige vierkante meters, die beter benut kunnen worden om het kantoor aantrekkelijker te maken voor nieuw en huidig talent. 

Wil je de dure kantoorruimte beter benutten? Denk dan ook hierbij aan de vergaderhubs en -pods van Framery. Met deze slimme geluidsdichte werkruimtes bouw je capaciteiten, geen muren. Je kiest de juiste grootte voor het passende doel: telefoneren, videocallen, vergaderen en samenwerken. Zorg voor voldoende vergaderruimtes van verschillende groottes. Dit stimuleert de samenwerking en zorgt ervoor dat medewerkers makkelijk kunnen overleggen zonder de anderen te storen.

Mooi meegenomen: de pods zijn verplaatsbaar. Je kan je kantoor dus op elk moment herinrichten.
Ook bij een eventuele verhuis kunnen de pods eenvoudig mee verhuizen.

Framery 2Q: geluidsdichte vergaderunit geschikt tot 6 personen. 

Framery Q: geluidsdichte vergaderunit geschikt tot 4 personen. 

4. Multifunctionele ruimtes

Flexibiliteit. Het sleutelwoord van ieder modern kantoor. Door vaste vergaderruimtes te vervangen door vergaderunits, komt er ruimte vrij voor creativiteit, ontmoetingen, seminaries, … Het kantoor wordt meer en meer een plaats om mensen te ontmoeten en om dingen te beleven die je thuis niet kan. Kantoren moeten zoeken naar trekpleisters om de medewerkers terug naar het kantoor te laten komen, in plaats van thuis te werken.

Het is handig om naast de bestaande ruimtes één of meerdere plaatsen te voorzien die gebruikt kunnen worden voor verschillende doeleinden. Zo tover je een ruimte in een mum van tijd om naar hetgeen je op dat moment nodig hebt. Verwacht je een grote vergadering? Heb je nood aan een seminarieruimte, een feestzaal of een plaats om te ontspannen? Dit vraagt natuurlijk om efficiënt en slim aan te passen meubilair die bij iedere bestemming past. 

5. Ergonomie

Ergonomie, een onmisbaar onderwerp als we hebben over een efficiënte en productieve spaceplanning. Zorg voor een logisch circulatieplan. Minimaliseer obstakels zodat kantoormedewerkers gestimuleerd worden om meer te bewegen op kantoor. Plaats belangrijke plaatsen zoals de printer, vuilnisbakken of de keuken in de uithoeken van het kantoor.

Ergonomisch verantwoorde werkplekken zijn de basis van ieder kantoor. Een zit-sta tafel en een échte ergonomische bureaustoel zijn de twee belangrijkste tools van de kantoormedewerker. Het comfort van de werkplek bepaalt de werktevredenheid, voorkomt lichamelijke klachten en bevordert de productiviteit. Zorg ook voor voldoende natuurlijk licht en ventilatie.

Daarnaast is een slechte akoestiek een veel voorkomend probleem in kantoren. Voldoende geluiddempende materialen helpen om nagalm tegen te gaan en om de spraakverstaanbaarheid te verbeteren.

6. Duurzaamheid

Duurzaamheid is niet langer een optie. Het is de norm. Integreer duurzaamheidsprincipes in je spaceplanning. Dit kan in de vorm van energiezuinige verlichting, milieuvriendelijke materialen, het kiezen van partners die werken op een duurzame manier, groene energie, … etc.

Bij Loff willen we een waardegedreven en mensgericht verhaal neerzetten. We streven ernaar om hierin elke dag beter te worden en te handelen. In dat streven willen we op één lijn zitten met onze klanten en leveranciers. Duurzaamheid is dan ook voor ons een belangrijke pijler om al dan niet samen te werken met een leverancier. De merken waarmee we op vandaag samenwerken zetten zich één voor één nauwgezet in voor het milieu en de omstandigheden waarin de producten vervaardigd worden.

Framery is een voorbeeld voor de branche als het gaat om duurzaamheid. Vanaf dag 1 houden ze met alle facetten rekening als het op duurzaamheid aankomt. Zowel qua materialen, tijdens het productieproces, hoe ze omgaan met hun medewerkers en de buitenwereld, … etc.

Wens je meer informatie over de manier waarop Framery met duurzaamheid omgaat? Neem hiervoor contact met ons op.

7. Vergeten tip: de verticale ruimte

Iets waar je misschien minder snel aan denkt bij het onderwerp spaceplanning zijn de muren. Ook de muren kan je efficiënt gebruiken om zo vierkante meters te sparen op het grondoppervlak. Planken, rekken of wandkasten tot aan het plafond creëren extra opbergruimte. Of installeer whiteboards en prikborden, zowel voor instructies, formele communicatie als voor teamfoto’s, om de sfeer op kantoor te tonen aan de bezoekers.

Bronnen: Framery Acoustics

Spaceplanning kantoor - Geluidsdichte pods als onmisbaar onderdeel van de kantoorinrichting
Elise Harinck

Kantoorgeluk is onze dada. Wij willen elke werkplek werkbaar beter maken. Hulp nodig bij de spaceplanning van jullie kantoor, afgestemd op jullie behoeften en wensen? Wij helpen je graag verder!

Elise Harinck, Workplace & Acoustic Expert

Vraag je gratis Loffbook aan

Het Loffbook bestaat uit een vat vol inspiratie, waardevolle tips en tricks voor het creëren van een gezonde, productieve en gelukkige kantooromgeving.

Vraag je gratis Loffbook aan

Het Loffbook bestaat uit een vat vol inspiratie, waardevolle tips en tricks voor het creëren van een gezonde, productieve en gelukkige kantooromgeving.