Vergaderruimtes in 2025: 8 Tips voor productief vergaderen

Slimmer vergaderen. Betere ideeën. Meer resultaat. 

Maak van je vergaderruimtes een plek waar dingen écht gebeuren. Vergaderingen hoeven niet saai of stroef te zijn. Met prikkelende ruimtes en het juiste interieur kan je er net het meeste uit halen. Een plek waar iedereen scherp blijft. Ideeën stromen vrij. En beslissingen neem je snel. Maar hoe?

Bij een goed ingerichte ruimte komt alles samen: creativiteit, focus en comfort. Zo’n ruimte is niet alleen praktisch. Ook zorgt het voor een fijne werksfeer. Je team voelt zich beter, werkt beter samen en dat merk je meteen aan de resultaten. Wij delen graag enkele van onze tips om je vergaderingen en vergaderruimtes beter te laten renderen.

1. De juiste ruimte voor elke vergadering

Niet elke vergadering vraagt om dezelfde ruimte. Het doel van je meeting bepaalt hoe je de ruimte inricht. Een creatieve brainstormsessie vraagt om een losse opstelling, zodat er ruimte is voor spontane ideeën en beweging. Denk onder andere aan inspirerende brainstormsessies. Terwijl een strategische vergadering eerder nood heeft aan een iets meer formele setting. Een plaats met onder andere duidelijke presentatiemogelijkheden. Maar ook comfortabele stoelen voor lange discussies zijn hier zeer welkom. Één-op-één gesprekken, al dan niet over moeilijk bespreekbare onderwerpen, vragen ook om een specifieke inrichting.

Door bewust de ruimte af te stemmen op het doel, haal je het meeste uit de tijd. Het maakt de vergaderingen alleen maar efficiënter. Bovendien zorgt het ervoor dat iedereen gefocust blijft op wat echt belangrijk is. Het aanbieden van verschillende vergaderopties biedt flexibiliteit en vrijheid, 2 zaken die bijzonder belangrijk zijn in hedendaagse kantoorinrichting.

2. Comfortabele stoelen voor vergaderruimtes

Comfortabele stoelen zijn onmisbaar in elke vergaderruimte. Ergonomische stoelen zorgen voor een gezonde zithouding en helpen je team om scherp en gefocust te blijven, zelfs tijdens lange vergaderingen. Stoelen van HÅG, zoals de HÅG Celi en de HÅG Tion, zorgen voor lichte beweging. Dit draagt bij aan meer comfort en concentratie. Ook de HÅG Capisco Puls is een ideale keuze voor vergaderruimtes, dankzij het innovatieve ontwerp dat actief zitten ondersteunt.

3. Zittend en staand vergaderen

Wist je dat staand vergaderen aan populariteit wint? Staand vergaderen kan namelijk tot kortere en meer dynamische bijeenkomsten leiden. Want mensen zijn minder geneigd om lang uit te weiden als ze staan. Met als gevolg dat de efficiëntie kan verhogen. Ook fysiek kan deze manier van werken energieker aanvoelen. Dit bevordert dan weer de creativiteit en alertheid. Het draagt bij aan het plezier van alle medewerkers binnen het bedrijf.

Het grootste voordeel van zittend vergaderen is uiteraard het zitcomfort tijdens langere vergaderingen. Zitten helpt om de concentratie te behouden. Bovendien is het ook handiger om notities te nemen of om een laptop te bedienen.

Wil je het beste van de twee werelden? Overweeg een in hoogte verstelbare tafel, elektrisch of met gasveer, in combinatie met HÅG Capisco Puls bureaustoelen. Deze stoelen hebben een hogere gaslift dan standaard (bureau)stoelen. Daardoor kunnen ze ook perfect als steun gebruikt worden tijdens het staand vergaderen. Door de atypische vorm van de HÅG Capisco is de stoel perfect inzetbaar zowel als bureaustoel als vergaderstoel. Dit biedt diverse mogelijkheden. Tot slot is het ook gewoon zeer fijn voor je rug om af te wisselen tussen staan en zitten.

4. Whiteboard muren in je vergaderruimtes

Het standaard whiteboard heeft een grote evolutie doorstaan. Vroeger had je namelijk maar een paar maten waaruit je kon kiezen. Echter nu, kun je veel meer dan dat. Je kan je eigen creativiteit de vrije loop laten gaan. Denk aan een whiteboard over de hele muur. Eventueel kan het ook geïntegreerd zijn met een monitorscherm, afgestemd voor project. Daarnaast combineer je het met akoestische panelen, een logo, een eigen print, … etc. Kortom, de faciliteiten zijn eindeloos.

5. Aangename akoestiek

Een aangename akoestiek is cruciaal voor elke ruimte en vooral in omgevingen zoals vergaderruimtes, waar communicatie centraal staat. Goede akoestiek verbetert niet alleen de spraakverstaanbaarheid van gesprekken, maar vermindert ook vermoeidheid en stress.

6. Open en gesloten vergaderingen

Plan je een informeel gesprek met een collega of een creatieve brainstorm waarbij de prikkels van buitenaf geen afleiding vormen? Denk eens aan een open variant, zoals hutjes of de open loungezetels. Deze geven een gevoel van openheid, maar zorgen toch ook voor afscheiding.

7. Flexibel & polyvalent in vergaderruimtes

Flexibiliteit is het sleutelwoord van Het Nieuwe Werken. Meubilair op wielen is daarom een slimme keuze: tafels, stoelen en zelfs whiteboards kunnen eenvoudig verplaatst worden om de ruimte aan te passen aan verschillende behoeften: van grote presentaties tot kleine groepsdiscussies. Dit creëert creatieve vergaderlocaties.

8. Extra vergaderruimte nodig?

Dé trend van 2025-2026? Dat zijn de geluidsdichte pods van Framery. Deze pods zijn geschikt voor telefoongesprekken, videocalls, focuswerk, korte overlegmomenten, maar ook langere vergaderingen. De modellen variëren in grootte, van 1 tot max 6 personen. De Framery Six is een volwaardige vergaderunit met alles erop en eraan qua technologische snufjes. Het is een bijzondere ruimte op elke bijzonder locatie. Denk aan een mini kantoor in je kantoor, waar je altijd rust kunt vinden.