Moderne Kantoorinrichting: 7 tips voor een efficiënte werkplek

Open kantoren, hybride werken en videobellen zijn nu onmisbaar geworden in een moderne kantoorinrichting. Hoe je een kantoor indeelt, is daarom veel belangrijker geworden. Een slimme inrichting en spaceplanning maken medewerkers productief en tevreden. Het verbetert hun welzijn, zowel fysiek als mentaal. Als een bedrijf goed is ingericht dan heeft dit een goede invloed op zijn identiteit. Kortom, een kantoor is nu een strategisch middel voor succes.

De beschikbare ruimte moet passen bij de markttrends. Bovendien moet deze toekomstbestendig zijn. Maar wat is die zogenaamde “spaceplanning”? Simpel gezegd: slim nadenken over jouw ruimte. Het gaat er dus om dat je elke plek goed benut. Zo wordt het een fijne werkplek. En bovendien kan iedereen er optimaal werken. Een belangrijke term die dus de nodige aandacht vergt.

Maar wat maakt een kantoor ‘modern’ en waarop moet je letten bij de inrichting? Dit vraagt om oog voor diverse aspecten. Het is tenslotte een investering in de toekomst. Zorg er dus voor dat je de juiste keuzes maakt. Daarom is het belangrijk om te kijken naar de details die het verschil maken. Want uiteindelijk draait alles om een omgeving waar iedereen zich goed voelt en optimaal kan presteren.

1. Neem je eigen kantoor onder de loep

De eerste stap richting de meest ideale spaceplanning voor je kantoor is het bepalen van de behoeften. Daarom is het belangrijk om goed na te denken en uit te zoeken wat je nodig hebt. Stel jezelf de volgende vragen:

• Hoeveel medewerkers heb je op vandaag?
• Hoe zie je de toekomst qua personeelsgroei
• Welk soort werk voeren ze uit?
• Wat zijn de gewenste samenwerkingsniveaus?
• Waar werken de mensen geconcentreerd en waar werken ze samen?
• Wie moét samenwerken en wie niet?
• In welke omstandigheden werken de mensen het liefst?
• Laat de beschikbare ruimte toe om individueel werk te doen?
• Zijn privégesprekken mogelijk?
• …

Maak deze behoefteanalyse samen met je collega’s of medewerkers. Een nieuwe en moderne kantoorinrichting die klaar is voor de toekomst maak je tot slot samen. Iedereen zijn mening is dan ook erg belangrijk. Het doel is immers om een ideale werkplek te creëren waar mensen graag werken en tijd doorbrengen. Kortom, een goede indeling begint bij je team. Bovendien is dit ook de basis voor elk nieuw kantoor. Dit proces geeft je ook veel inzicht. Zo creëer je een kantoor dat echt werkt voor iedereen.

2. Open kantoor

Het open kantoor: een zegen of een vloek? Of beter gezegd, van vloek náár zegen. Het succes van een open kantoor hangt af van hoe goed het is ingedeeld. Ook hangt het af van de afspraken tussen collega’s.

Een open landschapskantoor biedt veel voordelen:

• Lagere kosten
• Betere communicatie en samenwerking tussen collega’s
• Efficiënt gebruik van de ruimte
• Open sfeer

Om te slagen in het doel van een open kantoor is het belangrijk om ook genoeg plekken aan te bieden waar je rustig kunt werken. Zonder afleiding. Stilteruimtes zijn hiervoor de oplossing. Hierin kan gebeld, vergaderd en gewerkt worden zonder gestoord te zijn. En zonder zelf de andere collega’s te storen. Dit is dan ook echt nodig in de moderne kantoorinrichting van vandaag.

Daarom kun je, door genoeg kantoorpods van verschillende groottes aan te bieden, het open kantoor transformeren. Van een plek vol lawaai naar een rustig kantoor. Hierdoor is het fijn werken en blijft de productiviteit hoog.

2.1 Activity Based Working als fundament van je spaceplanning

Een functionele werkplek bestaat het best uit verschillende werkzones. Deze zones zijn afgestemd op het soort werk dat wordt uitgevoerd. Het kantoor kan worden ingedeeld in 4 verschillende zones. Dit is een kernprincipe van moderne kantoorconcepten.

Hoofdzones:

• Focus: voor 100% concentratie op de taak en individueel werk. Dit draagt bij aan betere functionaliteit.
• Samenwerking: voor taken die in teamverband moeten gedaan worden, ad-hoc meetings, overleg, enzovoort.

Sub-zones:

• Play: informele ruimte voor het uitwisselen van ideeën, creatieve brainstorms. Denk aan een inspirerende werkomgeving.
• Recharge: Vaak een ruimte met verschillende doelen: eetruimte, plaats om even te pauzeren, plaats om samen te komen met de collega’s na het werk, enzovoort.

2.2 Flexibele werkplekken

Flexibele werkplekken zijn werkplekken die door iedereen binnen het bedrijf gebruikt kunnen worden. Dit zorgt ervoor dat medewerkers meer keuzevrijheid hebben om te kiezen waar ze willen werken in functie van hun taak. Dit verhoogt de werktevredenheid, productiviteit en de creativiteit, alsook de flexibiliteit van de ruimte.

3. Vergaderruimtes

Heb je al eens geteld hoeveel mensen aanwezig zijn in de meeste meetings? Uit onderzoek blijkt dat 80% van de vergaderingen maximaal 4 deelnemers telt. En dat terwijl vergaderzalen vaak veel groter zijn. We zien ook vaak dat grote vergaderruimtes gebruikt worden door één iemand. Die wil dan in focus werken, weg van de open kantoorruimte. Onnodige vierkante meters, die beter benut kunnen worden om het kantoor aantrekkelijker te maken voor nieuw en huidig talent.

Wil je de dure kantoorruimte beter benutten? Denk dan ook hierbij aan de vergaderhubs en -pods van Framery. Met deze slimme geluidsdichte werkruimtes bouw je capaciteiten, geen muren. Je kiest de juiste grootte voor het passende doel. Of het nu bellen, videocallen, vergaderen of samenwerken is. Zorg voor voldoende vergaderruimtes van verschillende groottes. Dit stimuleert de samenwerking en zorgt ervoor dat medewerkers makkelijk kunnen overleggen zonder de anderen te storen.

Mooi meegenomen: de pods zijn verplaatsbaar. Je kan je kantoor dus op elk moment herinrichten.
Ook bij een eventuele verhuis kunnen de pods eenvoudig mee verhuizen.

4. Multifunctionele ruimtes

Flexibiliteit. Het sleutelwoord van ieder moderne kantoorinrichting. Door vaste vergaderruimtes te vervangen door vergaderunits, komt er ruimte vrij voor creativiteit, ontmoetingen, seminaries, … Het kantoor wordt meer en meer een plaats om mensen te ontmoeten en om dingen te beleven die je thuis niet kan. Kantoren moeten zoeken naar trekpleisters om de medewerkers terug naar het kantoor te laten komen, in plaats van thuis te werken.

Daarom is het handig om naast de bestaande ruimtes één of meerdere plaatsen te voorzien die gebruikt kunnen worden voor verschillende doeleinden. Zo tover je een ruimte in een mum van tijd om naar hetgeen je op dat moment nodig hebt. Verwacht je een grote vergadering? Heb je nood aan een seminarieruimte, een feestzaal of een plaats om te ontspannen? Dit vraagt natuurlijk om efficiënt en slim aan te passen meubilair die bij iedere bestemming past. 

5. Ergonomie

Ergonomie, een onmisbaar onderwerp als we hebben over een efficiënte en productieve spaceplanning. Zorg voor een logisch circulatieplan. Minimaliseer obstakels zodat kantoormedewerkers gestimuleerd worden om meer te bewegen op kantoor. Plaats belangrijke plaatsen zoals de printer, vuilnisbakken of de keuken in de uithoeken van het kantoor.

Ergonomisch verantwoorde werkplekken zijn de basis van ieder kantoor. Een zit-sta tafel en een échte ergonomische bureaustoel zijn de twee belangrijkste tools van de kantoormedewerker. Het comfort van de werkplek bepaalt de werktevredenheid, voorkomt lichamelijke klachten en bevordert de productiviteit. Zorg ook voor voldoende natuurlijk licht en ventilatie. Bovendien kunnen lichte kleuren in het interieur de ruimtelijkheid versterken en bijdragen aan een positief gevoel.

Daarnaast is een slechte akoestiek een veel voorkomend probleem in kantoren. Voldoende geluiddempende materialen helpen om nagalm tegen te gaan en om de spraakverstaanbaarheid te verbeteren. Denk dus altijd aan comfort en welzijn. Want dit draagt bij aan een productieve en gezonde werkomgeving.

6. Duurzaamheid

Duurzaamheid is niet langer een optie. Het is de norm. Integreer durzaamheidsprincipes in je spaceplanning. Dit kan in de vorm van energiezuinige verlichting, milieuvriendelijke of duurzame materialen, het kiezen van partners die werken op een duurzame manier, groene energie, en nog veel meer.

Bij Loff willen we een bedrijf zijn met waarden en aandacht voor mensen. We streven ernaar om hierin elke dag beter te worden. En we willen ook zo handelen. Daarom willen we op één lijn zitten met onze klanten en leveranciers. Duurzaamheid is dan ook voor ons een belangrijke pijler om al dan niet samen te werken met een leverancier. De merken waarmee we op vandaag samenwerken zetten zich één voor één nauwgezet in voor het milieu en de omstandigheden waarin de producten vervaardigd worden.
Framery is een voorbeeld voor de branche als het gaat om duurzaamheid. Vanaf dag 1 houden ze met alle facetten rekening als het op duurzaamheid aankomt. Zowel qua materialen, tijdens het productieproces, hoe ze omgaan met hun medewerkers en de buitenwereld, … etc.

Duurzaamheid is dus een must-have voor een moderne kantoorinrichting. Wens je meer informatie over de manier waarop Framery of andere fabrikanten met duurzaamheid omgaat? Neem hiervoor contact met ons op.

7. Vergeten tip: de verticale ruimte

Iets waar je misschien minder snel aan denkt bij het onderwerp spaceplanning zijn de muren. Ook de muren kan je efficiënt gebruiken om zo vierkante meters te sparen op het grondoppervlak. Planken, rekken of wandkasten tot aan het plafond creëren extra opbergruimte. Of installeer whiteboards en prikborden, zowel voor instructies, formele communicatie als voor teamfoto’s, om de sfeer op kantoor te tonen aan de bezoekers. Unieke meubels en decoratie versterken hierbij de identiteit van het bedrijf en dragen bij aan een moderne kantoorinrichting.

Bron: Framery Acoustics